Vom Umgang mit geschäftlichen/privaten E-Mails

Doch: Darf ich ¨¹ber mein ETH-E-Mail-Konto ¨¹berhaupt private Nachrichten verschicken und empfangen? Und wie sieht¡¯s mit gesch?ftlichen E-Mails aus? Wann sollten diese zentral abgelegt werden, damit andere ETH-Angeh?rige (z.B. Team-Kolleg:innen) ebenfalls darauf Zugriff haben ¨C und welche Rolle spielt dabei das ?Dossierprinzip??

Private Kommunikation via E-Mail

Grunds?tzlich d¨¹rfen Sie Ihre ETH-Mailbox f¨¹r den Versand bzw. den Empfang von privaten E-Mails nutzen. Da die E-Mail-Infrastruktur der ETH jedoch hierf¨¹r nicht ausgelegt ist und die ETH-Mailbox f¨¹r die gesch?ftliche Kommunikation vorgesehen ist, empfehlen wir, f¨¹r die private Korrespondenz auf g?ngige E-Mailprogramme anderer Anbieter (z.B. GMX, Gmail, Protonmail) zur¨¹ckzugreifen.

Gesch?ftliche E-Mails zentral ablegen?

Alle Mitarbeitenden der ETH Z¨¹rich sind verpflichtet, ihre Gesch?fte und die dazu geh?rigen Dokumente ordnungsgem?ss zu f¨¹hren und abzulegen (vgl. dazu Weisung ¨¹ber die Archivierung von Dokumenten der ETH Z¨¹rich sowie Compliance Guide). Doch was bedeutet dies f¨¹r die gesch?ftlichen E-Mails?

Auch E-Mails geh?ren zu den gesch?ftsrelevanten Unterlagen, und m¨¹ssen entsprechend abgelegt werden. Hier kommt das Records Management ¨C auf Deutsch: die Aktenf¨¹hrung ¨C ins Spiel, also die systematische Verwaltung (Management) von Gesch?ftsunterlagen (Records) in einer Dokumentenablage.

Ziele des Record Managements sind:

• die Gesch?ftsunterlagen in der Dokumentenablage schnell und zuverl?ssig zu finden.
• neuen Mitarbeitenden und Stellvertreter:innen die Arbeit zu erleichtern.
• Gesch?ftsprozesse und Arbeitsschritte nachvollziehbar und transparent zu machen.
• wichtige Dokumente zu identifizieren und zu archivieren.
• die Zusammenarbeit innerhalb und zwischen den 澳门美高梅金殿n zu f?rdern
• gesetzliche Vorschriften einzuhalten.

Das Dossierprinzip

Basis des Records Managements bildet das Dossierprinzip: Dies bedeutet, dass alle Dokumente, die zu einem Gesch?ft geh?ren, zusammen in einem Dossier abgelegt werden:

In ein solches Dossier geh?ren alle Unterlagen, die f¨¹r ein Gesch?ft oder eine Aufgabe relevant sind ¨C unabh?ngig vom Dokumententyp (z.B. E-Mail, Protokolle, Aktennotiz, ?bersichtstabelle) oder dem Dateiformat (z.B. PDF, Word, PowerPoint, Excel).

Doch was gilt als ?gesch?ftsrelevant?? Hier lautet die Grundregel: Gesch?ftsrelevant sind alle Dokumente, die eine Stellvertretung ben?tigt (z.B. bei Ferien oder Ausfall eines Mitarbeiters/einer Mitarbeiterin), um Auskunft ¨¹ber ein Gesch?ft zu geben oder das Gesch?ft selbstst?ndig weiterzuf¨¹hren. Da die E-Mail-Accounts an der ETH Z¨¹rich in der Regel pers?nliche E-Mail-Konten sind, m¨¹ssen demnach auch gesch?ftliche E-Mails in einem Gesch?ftsdossier abgelegt werden. Denn Stellvertretende oder neue Mitarbeitende haben nur Zugriff auf E-Mails, die aus einem pers?nlichen E-Mail-Account herauskopiert und zentral abgelegt wurden.

Am besten ist es, E-Mails als PDF abzuspeichern. Der Einfachheit halber k?nnen E-Mails aber auch per Drag & Drop aus dem Outlook in das Gesch?ftsdossier abgelegt werden. Die gesch?ftsrelevanten Attachments sollten getrennt im Gesch?ftsdossier abgespeichert werden.

Und noch ein Hinweis: Achten Sie darauf, Ihre Dateien korrekt und einheitlich zu benennen. Tipps dazu finden Sie in den Best Practices f¨¹r Records Management.